สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษามัธยมศึกษาสมุทรปราการ (“สำนักงานฯ”) ได้พัฒนาระบบการให้บริการขอสำเนา ก.พ.7 และ ก.ค.ศ.16 ออนไลน์ เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษา รวมถึงผู้มีสิทธิที่เกี่ยวข้อง ให้สามารถยื่นคำขอ ตรวจสอบสถานะ และรับเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เพื่อให้การดำเนินการเป็นไปตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 และแนวปฏิบัติที่สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐานกำหนด สำนักงานฯ ขอชี้แจงแนวปฏิบัติแก่ผู้ขอใช้บริการดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลส่วนบุคคลที่จำเป็นต้องให้เพื่อประเมิน ตรวจสอบ และจัดทำเอกสาร ก.พ.7 และ ก.ค.ศ.16 อย่างถูกต้อง ผู้ขอใช้บริการจำเป็นต้องให้ข้อมูลดังต่อไปนี้:

• คำนำหน้าชื่อ ชื่อ นามสกุล
• เลขประจำตัวประชาชน
• เบอร์โทรศัพท์ที่สามารถติดต่อได้
• ตำแหน่งปัจจุบัน
• โรงเรียน/หน่วยงานที่สังกัดหรือเคยสังกัด
• เอกสารยืนยันตัวตน เช่น สำเนาบัตรเจ้าหน้าที่ของรัฐ หรือบัตรประชาชน
• สำนักงานฯ จะประมวลผลข้อมูลเท่าที่จำเป็นตามหลัก “การเก็บเท่าที่จำเป็น” ตามแนวปฏิบัติของ สพฐ.

2. วัตถุประสงค์ของการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลของผู้ขอใช้บริการจะถูกนำไปใช้เพื่อ:

• ยืนยันตัวตนของผู้ยื่นคำขอ
• ตรวจสอบข้อมูลประวัติการรับราชการจากฐานข้อมูลของสำนักงานฯ
• จัดทำ ออก และจัดส่งเอกสาร ก.พ.7 และ ก.ค.ศ.16
• ติดต่อกลับกรณีข้อมูลไม่ครบถ้วนหรือจำเป็นต้องขอข้อมูลเพิ่มเติม

ทั้งนี้ การประมวลผลข้อมูลดำเนินการตามฐานอำนาจของทางราชการและภารกิจสาธารณะ มิใช่การใช้ฐานความยินยอมเป็นหลัก

3. การเก็บรักษาและความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล สำนักงานฯ ปฏิบัติตามมาตรการด้านความปลอดภัยของ สพฐ. เช่น:

• จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง
• จัดเก็บข้อมูลในระบบที่มีมาตรการป้องกันความปลอดภัย
• บันทึกกิจกรรมการประมวลผลข้อมูล (ROPA)
• ข้อมูลจะถูกเก็บเฉพาะระยะเวลาที่จำเป็น และลบ/ทำลายเมื่อหมดความจำเป็น

4. การเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล สำนักงานฯ จะไม่เปิดเผยข้อมูลแก่บุคคลภายนอก เว้นแต่:

• เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนด
• มีความจำเป็นต่อการตรวจสอบข้อมูลกับหน่วยงานของรัฐ
• ผู้ใช้บริการร้องขอหรือยินยอมโดยชัดแจ้ง

5. สิทธิของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล ผู้ขอใช้บริการมีสิทธิตามกฎหมาย เช่น:

• ขอเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล
• ขอแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง
• ขอลบหรือจำกัดการประมวลผล (ตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด)
• ยื่นเรื่องร้องเรียนหากพบการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล

6. การแจ้งเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล หากเกิดเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล สำนักงานฯ จะ:

• แจ้ง สพฐ. ให้ทราบ
• สพฐ. แจ้ง สคส. ภายใน 72 ชั่วโมง หากมีความเสี่ยง
• แจ้งเจ้าของข้อมูล หากเป็นเหตุที่มีความเสี่ยงร้ายแรง

7. ผลของการไม่ให้ข้อมูลส่วนบุคคล

• หากผู้ขอใช้บริการไม่ให้ข้อมูลที่จำเป็นต่อการตรวจสอบ สำนักงานฯ อาจไม่สามารถออกเอกสาร ก.พ.7 และ ก.ค.ศ.16 ให้ได้

8. ช่องทางติดต่อเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล สามารถติดต่อ:

• สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษามัธยมศึกษาสมุทรปราการ กลุ่มบริหารงานบุคคล โทร. 02 382 6100 กด 3